MỚI NHẤT: CÁCH GHI HÓA ĐƠN "BÁN CHO NGƯỜI TIÊU DÙNG" THEO NGHỊ ĐỊNH 254/2026/NĐ-CP

Trong hoạt động bán hàng hằng ngày, việc gặp phải những khách hàng cá nhân (khách lẻ) từ chối cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ hay số định danh là điều xảy ra rất thường xuyên. Điều này gây ra không ít lúng túng cho bộ phận kế toán và thu ngân trong việc lập hóa đơn điện tử đúng quy định.

Để giải quyết triệt để vướng mắc này, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực chính thức từ ngày 01/07/2026). Nghị định này mang đến những thay đổi và hướng dẫn mang tính bước ngoặt, giúp chuẩn hóa việc ghi thông tin "Bán cho người tiêu dùng" trên hóa đơn.

Quy Định Mới Về Cách Ghi Thông Tin Người Mua Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP

Căn cứ vào điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập hóa đơn đối với đối tượng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân được phân chia rõ ràng thành 3 trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Khách hàng hoàn toàn không cung cấp thông tin

Nếu người mua là người tiêu dùng cá nhân và từ chối hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (Số CCCD/Thẻ căn cước), người bán sẽ xử lý như sau:

• Tại các chỉ tiêu về tên người mua, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh) trên hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ thể hiện rõ ràng cụm từ: “Bán cho người tiêu dùng”.
• Quy định này giúp doanh nghiệp giải phóng được áp lực "đòi hỏi thông tin khách hàng" đối với các giao dịch nhỏ lẻ, đồng thời hợp pháp hóa dữ liệu đầu ra của doanh nghiệp trên hệ thống của Cơ quan Thuế.

Trường hợp 2: Khách hàng là cá nhân Việt Nam tự nguyện cung cấp thông tin

Trong trường hợp người mua chủ động hoặc đồng ý cung cấp thông tin cá nhân để quản lý giao dịch hoặc phục vụ các mục đích hậu mãi (bảo hành, tích điểm...), hóa đơn bắt buộc phải ghi nhận đầy đủ các trường thông tin bao gồm:

• Họ và tên người mua.
• Địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ liên lạc.
• Số định danh cá nhân (Số định danh trên thẻ Căn cước công dân/Căn cước).

Trường hợp 3: Khách hàng là người nước ngoài

Đối với đối tượng người mua là người nước ngoài có nhu cầu hoàn thuế giá trị gia tăng khi xuất cảnh hoặc cần lưu trữ chứng từ, nếu họ cung cấp thông tin, kế toán sẽ có sự linh hoạt trong cách ghi:

• Thay thế thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân bằng: Số hộ chiếu (hoặc thông tin trên giấy tờ xuất nhập cảnh hợp pháp).
• Bổ sung bắt buộc chỉ tiêu: Quốc tịch của khách hàng.

6 Trường Hợp Đặc Thù Được Miễn Ghi Thông Tin Người Mua Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP

Để phù hợp với tính chất vận hành nhanh, số lượng giao dịch lớn và đặc thù ngành nghề, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng khoanh vùng 6 trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân mà không bắt buộc phải hiển thị tên, địa chỉ, số định danh của người mua:

Rủi Ro Thuế Từ Hóa Đơn "Bán Cho Người Tiêu Dùng" Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý rủi ro quyết toán thuế dưới đây theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Quy định: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi "Bán cho người tiêu dùng" không có giá trị để cơ quan, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.
• Hệ quả:
  • Thuế TNDN: Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
  • Thuế GTGT: Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do thiếu mã số thuế và thông tin định danh của doanh nghiệp.
• Khuyến nghị: Mọi trường hợp nhân viên mua hàng hóa, dịch vụ, tiếp khách phục vụ cho công ty... đều phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn điện tử ghi đầy đủ: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế. Tuyệt đối không nhận hóa đơn xuất cho "người tiêu dùng".

Giải Pháp Triển Khai Cho Kế Toán Trước Khi Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Có Hiệu Lực

Để chuẩn bị tốt nhất cho thời điểm Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các đơn vị kinh doanh cần chủ động triển khai các bước sau:

• Cập nhật cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử (E-invoice): Làm việc với các nhà cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử (VNPT, Viettel, MISA...) để cập nhật thiết lập, tự động hiển thị hoặc có tùy chọn nhanh cụm từ “Bán cho người tiêu dùng” đúng theo chuẩn định dạng của Tổng cục Thuế.
• Đào tạo bộ phận bán hàng, thu ngân: Hướng dẫn nhân viên kỹ năng xử lý tình huống khi khách hàng từ chối cung cấp thông tin. Quy trình chuẩn là: Hỏi khách hàng có lấy hóa đơn công ty hay không → Nếu không, mặc định giải thích và xuất theo dạng "Bán cho người tiêu dùng".
• Rà soát chứng từ đầu vào: Bộ phận kế toán kiểm tra kỹ các hóa đơn do nhân viên quyết toán nội bộ mang về, kiên quyết từ chối các hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng" nếu đó là khoản chi của doanh nghiệp.

Kết Luận

Sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP mang tính thực tiễn rất cao, tháo gỡ nút thắt pháp lý lớn cho việc lập hóa đơn bán lẻ tại Việt Nam. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành và kiểm soát chặt chẽ các rủi ro về thuế.