Kiểm soát nội bộ là hoạt động tổ chức các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện trong nội bộ Công ty hay Doanh nghiệp. Mục tiêu của hoạt động này nhằm đạt được mục đích và nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt kiểm soát sẽ giảm thiểu được những rủi ro, tổn thất không may xảy ra.
Theo thông tư số 214/2012/TT-BTC về hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam của Bộ Tài Chính ban hành ngày 06 tháng 12 năm 2012
“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”
Nói cách khác, đây là tập hợp những việc mà một công ty cần làm và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống kiểm soát sẽ làm nhiệm vụ giám sát từ hệ thống, các phòng ban đến các cá nhân, nhân viên ở doanh nghiệp. Chắc chắn sẽ không có chuyện thất thoát tài sản cho dù là nhỏ nhất.
Tại sao Công ty hoặc Doanh nghiệp cần kiểm soát nội bộ:
Hệ thống quản lý Công ty Doanh nghiệp ở Việt Nam chưa được sát soát, kiểm soát chặt chẽ từng khâu quản lý và cấp bậc. Hiện là các Công ty quy mô nhỏ đang hoạt động theo cơ chế gia đình, còn các Công ty quy mô lớn phân quyền điều hành cho cấp dưới nhưng không có sự kiểm tra giám sát, tất cả dẫn đến tình trạng việc kiểm soát không được đầy đủ gây ra nhiều rủi ro, thất thoát không đáng có.
Sự xuất hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ với 3 mục tiêu chính theo báo cáo COSO 2013
- Mục tiêu hoạt động: thể hiện thông qua tính chất hiệu quả khi sử dụng các nguồn lực nhân lực, tài lực và vật lực
- Mục tiêu báo cáo: báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong Công ty để đảm bảo tính công khai, trung thực và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp
- Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ quy định Pháp luật ban hành và các quy định của Công ty
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ chế giám sát một cách khách quan nhằm
- Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh, chẳng hạn như những vấn đề làm chậm kế hoạch, chất lượng giảm, giá thành sản phẩm tăng,…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán cùng báo cáo tài chính
- Bảo vệ tài sản không bị mất mát, hư hỏng, hao hụt, gian lận, trộm cắp,…
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các nội quy của công ty, cùng các quy định của luật pháp.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt được các mục tiêu đề ra
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ động và gây dựng lòng tin đối với họ
Quy trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Sự yếu kém hay thiếu sót của hện thống kiểm soát đều bị ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh. Để thực sự phát triển và vững mạnh thì cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Muốn hệ thống hoạt động hiệu quả, phải có đủ các bộ phận cấu thành nên hệ thống
Các bước thiết lập hệ thống Kiểm soát nội bộ tại ASC Consulting
Khi Quý khách hàng tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ Kiểm soát nội bộ tại ASC Consulting, ASC Consulting sẽ đưa ra các phương án xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tối ưu nhất với Doanh nghiệp. Sau đó sẽ cùng Doanh nghiệp thảo luận thống nhất phương án phù hợp với đặc trưng riêng rồi mới tiến hành triển khai và hoàn thiện hệ thống.
1. Khảo sát: ASC Consulting thực hiện khảo sát bằng các phương thức sau:
- Thu thập thông tin từ bộ phận quản lý trao đổi trực tiếp để khảo sát mức độ nhận thức về vị trí công việc của các Trưởng phòng
- Trao đổi trực tiếp với nhân sự chủ chốt tại Doanh nghiệp và quan sát thực tế tại từng bộ phận của Doanh nghiệp
- Tìm hiểu và nhận biết tính hiệu quả của các công cụ mà Doanh nghiệp đang áp dụng để quản lý và điều hành
- Thu thập tài liệu và đánh giá về các rủi ro bên trong Doanh nghiệp
- Phát hiện những tồn tại trong môi trường kiểm soát của Doanh nghiệp và đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ.
2. Tư vấn và đưa ra phương án xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ:
Sau khi thực hiện khảo sát, với những Doanh nghiệp đang hoạt động, sau khi khảo sát thì các chuyên gia tại ASC Consulting sẽ dựa trên tình hình thực tế tại Doanh nghiệp để xác định những lỗ hổng, yếu kém trong kiểm soát và đưa ra các giải pháp khắc phục cụ thể
3. Triển khai và hoàn thiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ: Sau khi thực hiện tư vấn và đưa ra những phương án nhằm xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ, các bước còn lại để thực hiện triển khai và hoàn thiện hệ thống bao gồm:
- Đưa hệ thống kiểm soát nội bộ mới vào hoạt động
- Giám sát quy trình thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ
- Phát hành báo cáo thiết lập quy trình kiểm soát
- Thảo luận với Ban Giám đốc Công ty cũng như Hội đồng quản trị các vấn đề quan trọng phát hiện trong quá trình thực hiện dịch vụ tại doanh nghiệp
- Giám sát thực hiện quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ
