HƯỚNG DẪN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ BẢO HIỂM XÃ HỘI [CHI TIẾT]

Có bao nhiêu loại chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử?

Điều 3 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định:

"Chứng từ BHXH điện tử
1. Các loại chứng từ BHXH điện tử
a) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.
b) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:
- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;
- Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;
- Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
2. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.
3. Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH."

Dựa vào quy định trên, có thể xác định chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử gồm 03 loại:

- Hồ sơ BHXH điện tử;

- Chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.

- Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Hướng dẫn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử (Hình ảnh từ Internet)

Hướng dẫn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Đối với việc lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thì tại Điều 5 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 hướng dẫn rằng hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Đồng thời có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.