NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO

Thế nào là văn phòng ảo?

Văn phòng ảo hay còn có tên gọi khác là văn phòng chia sẻ: là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện, với nhiều tiện ích như một văn phòng thực tế như lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,..

Không cần phải bỏ ra một số tiền lớn ra để thuê văn phòng dài hạn, sắm cơ sở vật chất vì các doanh nghiệp có thể thuê văn phòng ảo với đầy đủ cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người, văn phòng ảo được xem là một lựa chọn tối ưu đối với các doanh nghiệp, Star-up nhỏ mới bước chân vào thị trường kinh doanh.

Những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo (Hình ảnh từ Internet)

Những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Ưu điểm khi sử dụng văn phòng ảo

- Tiết kiệm tối đa chi phí:

Văn phòng ảo được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Nhiều doanh nghiệp sẽ thuê chung một tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ mà vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện ích. Với dịch vụ văn phòng các chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số tiền lớn để mua các trang bị thiết bị phục vụ công việc, chi phí lễ tân,... 

- Vị trí thuận lợi: 

Chủ doanh nghiệp thường lựa chọn một văn phòng có địa chỉ tại trung tâm thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch, trao đổi với khách hàng có thể dùng địa chỉ này để nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Đồng thời bên cho thuê văn phòng ảo đa phần nằm ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,... thuận tiện hơn cho khách hàng khi tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp.

- Nhiều tiện ích:

+ Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị: Các thiết bị, nội thất hỗ trợ công việc đều được trang bị đầy đủ tại văn phòng, bao gồm: bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa,...

+ Đổi ngũ lễ tân chuyên nghiệp: Tại các văn phòng ảo đều được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Báo cáo sẽ được gửi qua mail theo thời gian quy định để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.

+ Thời gian làm việc linh hoạt: Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể bố trí nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không nhất thiết phải đến văn phòng, qua đó giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra. 

+ Mở rộng thị trường một cách dễ dàng: Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, việc kết nối tương tác với khách hàng vẫn diễn ra thuận lợi thông qua hệ thống liên lạc đa dạng, nhờ đó giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Nhược điểm khi sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo có nhược điểm lớn nhất là sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp. Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. Về phòng họp cũng tương tự như vậy, không có sự linh hoạt so với thuê một văn phòng riêng. Do dùng chung văn phòng nên sự riêng tư cũng sẽ không được đảm bảo tốt.

Không dịch vụ nào là hoàn hảo cả, nó đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, nhưng với những lợi ích thiết thực mà văn phòng ảo mang lại, đặc biệt phải kể đến là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thì văn phòng ảo vẫn là mô hình dịch vụ được đánh giá tương đối hoàn hảo, phù hợp với các doanh nghiệp, các Star-up trẻ mới khởi nghiệp với qui mô vừa và nhỏ.

Tính hợp pháp của văn phòng ảo

Tại các thành phố lớn, việc cho thuê và sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đã không còn xa lạ. Song, nó vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Do đó, đã có rất nhiều nghi vấn xoay quanh tính hợp pháp của văn phòng ảo. 

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc đặt trụ sở giao dịch phải đáp ứng các điều kiện như:

- Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin về trụ sở giao dịch, đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.

- Thông tin về công ty phải có: số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có.

Dựa vào quy định trên, việc dùng văn phòng ảo không trái với quy định của pháp luật Việt Nam. 

Tóm lại, bất kỳ loại văn phòng nào cũng sẽ có những ưu - nhược điểm, mô hình văn phòng ảo cũng không ngoại lệ. Điều doanh nghiệp cần quan tâm là hình thức này có phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại hay không. Và trên đây là bài viết về những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo mà ASC Consulting cung cấp gửi tới Quý khách hàng.