Hiện nay, trong thời điểm khủng hoảng kinh tế toàn cầu, khi giá mặt bằng trở thành gánh nặng, nỗi lo rất lớn trong nguồn lực vận hành tài chính của một Doanh nghiệp thì Văn phòng ảo không còn là cụm từ quá xa lạ cũng như không còn là trào lưu trên thị trường kinh tế mà đang là giải pháp khá thông minh cho bước đi của các nhà Kinh doanh đang bước vào giai đoạn kiếm tiền.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh cho thuê văn phòng với diện tích là 0m2 và được cung cấp địa chỉ Kinh doanh giao dịch, có các dịch vụ liên quan đến quản lý văn phòng như nhân viên lễ tân, điện thoại, nhận và chuyển tiếp cuộc gọi, địa chỉ giao dịch quản lý thư từ, fax, cung cấp dịch vụ thư ký chứng từ, biển hiệu và logo Công ty, sử dụng các trang thiết bị văn phòng cơ bản, cung cấp thêm phòng họp (nếu như có Doanh nghiệp có thêm nhu cầu sử dụng)... mà không cần vị trí văn phòng có diện tích thực tế.
Nói một cách đơn giản khi sử dụng dịch vụ Văn phòng ảo, Khách hàng không phải di chuyển đồ đạc, trang thiết bị văn phòng đến địa chỉ mà chỉ cần đặt biển hiệu, logo Công ty tại đó. Vậy nên chi phí thuê Văn phòng ảo và so với việc thuê văn phòng truyền thống sẽ rất tiết kiệm
Hoạt động văn phòng kiểu này giúp Doanh nghiệp hoặc cá nhân có mặt bằng ảo thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng tính hình thức trong hoạt động kinh doanh mà không mất quá nhiều chi phí chi trả cho mặt bằng có vị trí siêu đẹp.
Ngoài ra, Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo được toàn quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký trên Giấy phép Kinh doanh, công bố website, trên các nhãn hàng hoặc trên các phương tiện truyền thông khác.
Văn phòng ảo sẽ phù hợp với các đối tượng, tùy theo cơ cấu và quy mô Doanh nghiệp:
- Các nhà đầu tư cá nhân muốn thành lập Doanh nghiệp
- Các Công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu hóa chi phí vận hành
- Doanh nghiệp muốn đặt văn phòng đại diện tại các Thành phố lớn nhưng chưa có điều kiện hoặc muốn giảm chi phí cho Doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có thiên hướng hoạt động phương thức làm việc từ xa
- Các dự án ngắn hạn thuộc các cá nhân hoặc nhóm đội ngũ tri thức trẻ
- Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Nghĩa là: Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập Doanh nghiệp.Và Pháp luật không có quy định cấm một địa chỉ hợp lệ được đăng ký trụ sở cho nhiều Doanh nghiệp, tức là các Doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau.
Do đó Dịch vụ Cho thuê văn phòng xuất hiện, những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo
Bất cập trong việc sử dụng Văn phòng ảo?
- Sử dụng chung địa chỉ với nhiều Doanh nghiệp khác nhau. Sẽ tạo ra sự nhầm lẫn cho Khách hàng vì có quá nhiều tên Doanh nghiệp có cùng trụ sở chính
- Cũng như quá nhiều Doanh nghiệp nên gây khó khăn cho việc đặt lịch phòng họp, không có sự chủ động, sử dụng các tiện ích, dịch vụ phải đặt hẹn trước
- Khi được yêu cầu đến Văn phòng làm việc, ký kết hợp đồng, gặp gỡ cũng tạo ra sự khó khăn, khó chịu đến từ các đối tác kỹ tính
- Dễ xảy ra tranh chấp với bên cho thuê văn phòng. Vì bản chất vẫn là hoạt động cho thuê nên không thể tránh được các rủi ro trong quá trình hợp tác như thời gian thuê, chi phí thuê, thời gian thanh toán, quá trình sử dụng dịch vụ….
Kinh nghiệm thuê Văn phòng ảo?
- Tìm hiểu kỹ đối tác đang Kinh doanh Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ
- Xem xét nội dung Hợp đồng cho thuê
- Địa điểm văn phòng phải rõ ràng
- Tính Pháp lý của Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ
- Thời gian thuê Văn phòng
Từ những bất cập và chia sẻ các kinh nghiệm đi thuê Văn phòng ảo, ASC Consulting sẽ đưa các các giải pháp thực tế về việc sử dụng Văn phòng ảo một cách tối ưu nhất, không làm mất thời gian, rõ ràng các điều khoản sử dụng dịch vụ trên hợp đồng.
- Không cần thuê mặt bằng nhưng các Startup vẫn được ASC cung cấp địa chỉ dùng để đăng ký trên Giấp phép Kinh doanh
- Địa chỉ Kinh doanh Văn phòng ảo tại ASC nằm mặt tiền đường Nguyễn Hữu Cảnh, dễ dàng di chuyển sang các quận trung tâm Thành phố
- Được hỗ trợ thành lập Doanh nghiệp miễn phí
- Được hỗ trợ các nghiệp vụ Kế toán, báo cáo Thuế, hoàn Thuế với mức chi phí 500.000đ/tháng
- Được hỗ trợ tư vấn Pháp lý
- Được hỗ trợ tư vấn về hải quan hàng hóa tại TP.HCM, nếu bạn muốn Kinh doanh xuất nhập khẩu
- Được hỗ trợ tư vấn về chính sách tiền lương, Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm y tế...
Bảng báo giá Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ tại ASC Consulting:
