HƯỚNG DẪN LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

Lưu trữ hoá đơn điện tử như thế nào?

Đối với việc lưu trữ hoá đơn điện tử thì tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chi tiết, cụ thể:

"1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó."

Theo đó, cách lưu trữ hoá đơn điện tử bao gồm:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu.

Lưu trữ hoá đơn điện tử (Hình ảnh từ Internet)

Hướng dẫn lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Hoá đơn điện tử luôn có 02 file đi cùng nhau, thể hiện nội dung nghiệp vụ của hoá đơn (file PDF) và file dữ liệu hoá đơn (file XML). File dữ liệu hoá đơn khi chưa bị sửa đổi (tức file XML khi bị chưa sửa đổi) là file có giá trị pháp lý. File PDF chỉ là bản thể hiện giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần).

Người dùng cần thực hiện lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và để không bị mất dữ liệu.

Lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào 

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, người dùng cần thực hiện những thao tác chi tiết sau:

- Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.

- Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.

- Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.

- Mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 01 file Excel như: Mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.

- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

Lưu trữ hoá đơn điện tử bán ra

Trong trường hợp khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử bán ra, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy định cụ thể là:

- Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu.

- Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.